NXTorder
Die zentrale Beschaffungsplattform für die Sozialwirtschaft
NXTorder ist eine webbasierte Bestellplattform für Einrichtungen im Pflege- und Sozialbereich. Die Anwendung ermöglicht es, Artikel aus verschiedenen Lieferantenkatalogen zu bestellen, Budgets zu überwachen und Bestellvorgänge effizient zu verwalten. NXTorder digitalisiert und automatisiert Ihren gesamten Beschaffungsprozess – medienbruchfrei vom Bedarf bis zur Lieferung.
Die Hauptbereiche der Anwendung
Startseite
Dashboard mit Umsatzübersicht nach Kostenstellen – IST vs. SOLL auf einen Blick.
Artikel
Artikelsuche und -katalog nach Lieferanten, mit Kategorien und Preisen.
Bestellen
Neue Bestellungen erfassen, in den Warenkorb legen und zur Genehmigung einreichen.
Bestellfreigabe
Eingegangene Bestellungen prüfen und freigeben oder ablehnen.
Bestellübersicht
Alle Bestellungen und deren Status an einem Ort – auch als PDF oder DocuWare-Beleg.
Datenpflege
Verwaltung von Benutzern, Gruppen, Kostenstellen, Eskalationen und mehr.
Einkauf
Zentrale Verwaltung von Bestellungen und Artikelstammdaten für die Einkaufsabteilung.
Einrichtungen
Verwaltung aller Einrichtungen und Standorte.
Lieferanten
Lieferantenverwaltung inkl. Kontaktdaten und Artikeln.
Anmeldung
NXTorder unterstützt zwei Login-Möglichkeiten für maximale Flexibilität und Sicherheit:
- Microsoft Authentifizierung (empfohlen): Sichere Single Sign-On (SSO) Integration, kein zusätzliches Passwort zu merken, Multi-Faktor-Authentifizierung (2FA) wird automatisch unterstützt und zentral von Ihrem IT-Team verwaltet.
- Lokales Login (Fallback): Anmeldung mit Benutzername/E-Mail und Passwort. Verwenden Sie ein starkes Passwort (mind. 12 Zeichen) und ändern Sie es alle 90 Tage.
Bei vergessenem Passwort erhalten Sie per E-Mail einen Link, der 24 Stunden gültig ist.
Bestellen & Freigeben
Mit der Funktion „Bestellen“ erfassen Sie neue Bestellungen und reichen sie zur Genehmigung ein. Der vierstufige Genehmigungsworkflow sorgt für kontrollierte Beschaffung:
- Fachvorgesetzter – prüft die fachliche Sinnhaftigkeit
- Budgetverantwortlicher – prüft das Budget
- Einkaufsabteilung – gibt operativ frei
- Geschäftsleitung – nur bei großen Bestellungen, finale Genehmigung
Freigabedauer: normal 1–3 Tage, bei großen Bestellungen 2–5 Tage, dringend bis 24 Stunden.
Bestellstatus
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Entwurf | Noch nicht abgeschickt – bearbeitbar |
| In Genehmigung | Wartet auf Freigabe |
| Genehmigt | Freigegeben und in Verarbeitung |
| Abgelehnt | Nicht genehmigt – Begründung prüfen |
| Weitergeleitet | An den Lieferanten übermittelt |
| Gelöscht | Storniert und nicht mehr bearbeitbar |
Artikel & Katalog
Der Artikelbereich ist Ihr zentraler Produktkatalog mit hierarchischem Katalogbaum, Artikelsuche und detaillierten Artikelansichten. Der Katalog wird täglich mit den Lieferanten-Systemen synchronisiert – Preis-Updates und neue Artikel werden automatisch eingepflegt.
Admin & Datenpflege
Die Admin-Funktionen bilden das Verwaltungs- und Konfigurationszentrum von NXTorder. Sie ermöglichen es Administratoren, das System vollständig zu konfigurieren, Benutzer zu verwalten und kritische Geschäftsregeln einzustellen. Dazu gehören unter anderem:
- Benutzer – Benutzerkonten, Rollen und Zugriffsrechte verwalten
- Gruppen – Benutzergruppen für die zentrale Rechteverwaltung (Anforderer, Fachvorgesetzter, Budgetverantwortlicher, Einkaufsabteilung, Geschäftsleitung, Admin)
- Kostenstellen – Budgets festlegen, Verantwortliche zuordnen und Ausgaben überwachen
- Eskalationsstufen & -ketten – automatische Eskalation von Vorgängen definieren und testen
- Freigabegrenzen – Wertgrenzen, bis zu denen Benutzer eigenständig freigeben dürfen
- Textvorlagen – E-Mail-Vorlagen für Bestellbestätigungen, Freigabe-Erinnerungen und Eskalations-Mails
- Meldungen – systeminterne Benachrichtigungen auf der Startseite
- Mailtest & Vorgangsliste – E-Mail-Versand testen und alle Vorgänge im Überblick behalten
Integrationen
- DocuWare – Belege im DocuWare-Viewer öffnen, digitaler Beschaffungsprozess (E-Procurement)
- PDF-Druck – Bestellbelege als PDF öffnen und drucken
- Excel-Export – Vorgangslisten für Dokumentation und Auswertung exportieren